Klaar voor de toekomst
In het afgelopen jaar is nogmaals gebleken hoe belangrijk het is om klaar voor de toekomst te zijn.
Door corona is de ontwikkeling naar een digitale netwerkorganisatie versneld en tegelijkertijd is het een uitdaging om de verbindingen goed te houden. Daarom is het van belang ervoor te zorgen dat verandercapaciteit aanwezig is en er ruimte is om te leren.
Met de ontwikkeling naar een netwerkorganisatie werkt de gemeente constant aan de toekomstbestendigheid van de ambtelijke organisatie. Als vervolg hierop wordt hard gewerkt aan de ontwikkeling en inzetbaarheid van de medewerkers om de opgaven van morgen goed en efficiënt aan te kunnen. Corona heeft hieraan een impuls gegeven om over te gaan naar een hybride werkconcept, in het project Goed Verbonden. Corona heeft tegelijkertijd een vertragend effect op doelstellingen rondom opleiding, ontwikkeling en inwerken medewerkers voor de netwerkorganisatie.
Ombuiging
Het plan Klaar voor de Toekomst gaat over de inzetbaarheid van de medewerkers en het in huis krijgen en houden van de juiste kennis en kunde om de opgaven van morgen aan te kunnen. Vanuit dit belang heeft de organisatie voor het realiseren van het plan voor een deel eigen dekking ingebracht. Er was immers geen extra ruimte voor opgenomen in de begroting 2020. Deze eigen dekking is gebruikt om een deel van het plan wel uit te voeren.
Wij hebben de ombuiging ‘organisatie’, die stelt dat er een besparing van € 100.000,- mogelijk is als er vooraf een investering plaatsvindt, gerealiseerd.
Door Corona is ook de uitvoering van Klaar voor de Toekomst deels vertraagd. De acties uit 2020 worden voortgezet in 2021, aangevuld met nieuwe acties uit het plan. Hiervoor zijn bij de begroting 2021 wel aanvullende middelen beschikbaar gesteld.
Realisatie onderdelen:
In 2020 hebben de acties zich vooral gericht op duurzame inzetbaarheid via het terugdringen van verzuim en een vitaliteitspact, impulsen binnen het thema Buitenruimte en LIAS en het werken aan aantrekkelijk werkgeverschap.
Duurzame inzetbaarheid
Door een goede samenwerking tussen P&O, teamleiders, Arbodienst en casemanager zijn er goede resultaten gehaald in het ziekteverzuim, Zowel in het langdurig als kortdurend verzuim zien wij een daling. Wij zijn hier heel blij mee. Ook de duurzame inzet is versterkt door het gebruik van het vitaliteitspact.
Impulsen
De Impulsen houden in dat er een inverdieneffect is en dat de gevraagde impuls na enkele jaren terugverdiend kan worden. Het inverdieneffect zit in de volgende impulsen:
Impuls Buitenruimte
De investering in jong personeel is in 2019 gestart met het aantrekken van een aantal jonge medewerkers, bekostigd vanuit bestaande middelen. In 2020 is de verdere verjonging uitgesteld door Corona en het afronden van het verbeterplan voor Buitenruimte. Nu de meeste onderdelen van het verbeterplan en de beheerplannen richting eindfase gaan, is het in 2021 de bedoeling om de juiste mensen te werven en ook om een inhaalslag te maken om aan de doelstelling van het project te voldoen. In Klaar voor de Toekomst is een verdienmodel opgenomen na 2023. De verwachting is dat deze jongere medewerkers in verhouding meer werk kunnen verrichten vanwege een betere (fysieke) gezondheid.
Impuls LIAS
Digitalisering P&C cyclus: Door een deel van de nu arbeidsintensieve P&C cyclus te digitaliseren werken we aan een kwaliteitsimpuls. Het inverdieneffect is benut voor het versterken van het functioneel beheer bij dit programma.
Het systeem LIAS is inmiddels volledig geïntroduceerd in de organisatie. Hierdoor kunnen alle betrokkenen de opbouw van teksten voor begroting, kadernota, Berap en rekening plaatsen. De informatie wordt via een koppeling via de website voor het betreffende P&C product ontsloten.
Instroom en behoud jongeren
Voor starters is een speciaal programma ontwikkeld waarin wordt ingezet op persoonlijk leiderschap, het werken bij de gemeente en de eigen ontwikkeling. Het programma dat in 2020 met succes is afgerond, heeft er aan bijgedragen dat de starters een ontwikkeling hebben gemaakt zodat ze effectiever, gelukkiger en succesvoller kunnen zijn binnen hun functie. Daardoor wordt geïnvesteerd in het behoud van de starter en draagt het programma bij aan een gezonde balans tussen de verschillende generaties op de werkvloer van de gemeente Utrechtse Heuvelrug.
Goed Verbonden
Vanaf mei 2020 zijn de voorbereidingen gestart voor de opzet van het plan ‘Goed Verbonden’. Na de besluitvorming van uw raad op 8 oktober 2020 is gestart met het plan ‘Goed Verbonden’ om te komen tot een samenhangende aanpak voor een nieuw werkconcept, passend bij een toekomstbestendige organisatie. In dit plan komen meerdere ontwikkelingen samen; De organisatieontwikkeling naar een netwerkorganisatie die midden in de samenleving staat, de wens van de raad om een deel van het gemeentekantoor te verhuren en de ontwikkelingen rondom Covid-19. ‘Goed Verbonden’ maakt onze organisatie wendbaar en flexibel en beter bestendig tegen ontwikkelingen, zoals nu de Covid-19 pandemie. Uitgangspunt blijft de missie van de organisatie; vanuit onze betrokkenheid met de Utrechtse Heuvelrug bieden wij goede dienstverlening aan onze inwoners, ondernemers, bezoekers, college en raad, én onze collega’s. Goed betekent voor ons: betrouwbaar, efficiënt en effectief
Goed verbonden kent drie pijlers: 1) de digitale werkomgeving, (2) de fysieke werkomgeving en (3) anders werken, in verbinding met de samenleving en met elkaar. De doorontwikkeling van digitaal werken geeft invulling aan een nieuwe manier van werken, waarbij een deel van de werkzaamheden in de thuiswerkomgeving of elders en een deel van de werkzaamheden op kantoor kan worden uitgevoerd, afhankelijk van de activiteit die iemand op dat moment heeft.
In het vierde kwartaal van 2020 hebben we tijd besteed aan de planvorming voor een goed en gezond thuiswerkbeleid, effectiever en efficiënter gebruik van de kantooromgeving in Doorn en het begeleiden van de medewerkers naar andere manier van werken. Ook zijn directe verbeteringen van de digitale werkomgeving gerealiseerd door vervanging van systemen en verbeteren van digitale verbindingen.
